Choose language:
head image

Laatste blog Marieke: "Aan alle goede dingen komt een einde..."

De maand juni loopt ten einde en dat betekent dat mijn rol in het Kennis Management (KM) project afloopt. Wat zijn de uitkomsten van 10 maanden werken aan KM integratie in ons Burundese kantoor? Zijn we erin geslaagd een ​​meer expliciete cultuur van kennisdeling te introduceren en is de organisatie als geheel beter in staat om informatie te vinden, op te slaan en toe te passen? Kortom: heeft het HNTPO Burundi kantoor KM geïntegreerd in haar dagelijkse praktijk?

Kort gezegd: KM is niet een 'project' met een duidelijk begin en een einde. Het moet langzaam doorsijpelen in de kern van HNTPO en dit Burundi kantoor. Dat zal een voortdurende inspanning vergen waar iedereen zijn rol in zal moeten spelen, van de directeur tot de bibliothecaris en van de veldwerker tot de HR-medewerker. We moeten allemaal begrijpen dat we de gezondheidszorg alleen maar kunnen helpen versterken als we actief onze kennis en ervaringen delen en toepassen. Dit eerste jaar heb ik de basisstructuur neergelegd om dit te realiseren. De echte uitdaging begint nu pas.

Hoe ziet die basisstructuur er ongeveer uit? Ik begon met een brede KM analyse: hoe werkt het Burundese kantoor, hoe ervaren medewerkers hun werk en wat zijn hun behoeften  op het gebied van verbetering van kenniscreatie, -deling, -documentatie, -opslag en -toepassing?

Om kennis te creëren heb ik mij eerst gericht op het trainen van de basisbegrippen van KM: waar gaat KM over, wat voor tools zijn er om verbetering op alle niveaus teweeg te brengen enz. Uit de KM analyse en individuele gesprekken bleek dat medewerkers moeite hadden om na te denken over de impact van hun werk. Op welke manier verbeteren onze projecten de gezondheidszorg en versterken ze gemeenschappen in het omgaan met hun problemen? Een goed begrip van deze mechanismen is van cruciaal belang om kennis te kunnen creëren over welke aanpak effectief is en welke aspecten beter weggelaten kunnen worden.

Daarom zijn we begonnen met het trainen van veldmedewerkers op betere monitoring en evaluatie van onze programma’s. Vaak werd monitoring als hetzelfde gezien als evaluatie, waardoor de analyse van onze impact en geleerde lessen werden overgeslagen. De volgende stap is om weer te leren van deze verbeterde M&E-praktijk, dus om de lessen door te denken en toe te passen in toekomstige werkzaamheden. Echter, het creëren van een leercultuur is makkelijker gezegd dan gedaan in een land waar het onderwijs nooit lijkt te zijn gericht op analyseren en waar het sociaal wenselijk is om vooral niet te veel vragen te stellen. Levendige discussies over de weg vooruit is wat echt helpt om beter te worden in wat we doen. Dat is nu sinds dit jaar van start gegaan in maandelijkse evaluatiegesprekken. Mensen moeten leren dat het delen van hun ideeën leuk is en dat je van mening mag verschillen op de inhoud met je leidinggevende.

Opslag van en toegang tot kennis - twee andere basisprincipes van KM – waren ook grote thema’s dit jaar, want het was zogezegd 'een puinhoop'. Om enige structuur aan te brengen hebben we een bibliotheek opgezet voor al onze projectdocumentatie en trainingsmateriaal dat de afgelopen 10 jaar ontwikkeld is. Het is nu allemaal opgeslagen in één ruimte, die tevens functioneert als vergader-en studieruimte. Voor de toegang tot informatie hebben we nu ook de laatste veldkantoren voorzien van internet en hebben we Microsoft Outlook geïntroduceerd als ons nieuwe gemeenschappelijke e-mailprogramma. Geen persoonlijk Yahoo en Gmail adressen meer! Internet in de lokale kantoren blijft echter nog een uitdaging, als gevolg van het slechte beheer van de netwerken in dit land. Sommige dingen liggen echter niet in onze handen.

Wat hier ook ontbrak waren regelmatige teamvergaderingen, wat voor kennisdeling noodzakelijk is. Elke maandagochtend komen alle teams nu samen om hun activiteiten van de vorige en de komende week te bespreken. Een andere grote ontwikkeling dit jaar binnen het gehele HealthNet TPO kantoor is de introductie van ons nieuwe wereldwijde sociale intranet, genaamd Coconut. Dit wordt hét toekomstige middel voor het delen, bespreken en het opzoeken van informatie, ideeën en documenten. Sinds mei dit jaar zijn we begonnen met het trainen van de veldkantoren om zich te registreren en te kunnen participeren in het systeem. Omdat het systeem in het Engels is, zal dit nog wat meer tijd vergen. 

Aangezien KM integratie in de werkprocessen afhankelijk is van de werkcultuur binnen een organisatie, hebben we interviews gehouden met 50% van de medewerkers van de verschillende kantoren en afdelingen. Hieruit bleek dat we niet zo goed zijn in het geven van waardering aan onze collega’s. Personeel wordt niet aangemoedigd voor het goede werk dat ze doen. Dit in combinatie met een vrij sterke sociale hiërarchie maakt dat sommige medewerkers onzeker zijn over hun prestaties en ondermijnt het hun potentieel. Als we de werkcultuur zouden kunnen veranderen naar een meer positieve, denk ik dat veel van de KM praktijken die afhankelijk zijn van vertrouwen, samenwerking en open discussies gemakkelijker zullen worden. Deze schone taak is aan mijn opvolgers om te volbrengen.

Wat zal er nu gebeuren? Ik zal HealthNet TPO verlaten, maar mijn werk en energie zal niet verloren gaan omdat een zeer capabel team mijn werk gaat overnemen. Ik draag het dan ook vol vertrouwen aan hen over en wens hen veel succes!

HealthNet TPO, dank voor het in mij gestelde vertrouwen dit jaar om het KM op te bouwen in Burundi. Het was een groot genoegen!

Met vriendelijke groet,
Marieke van der Vliet


Marieke van der Vliet - Knowledge Management Coordinator voor het Grote Merengebied bij HealthNet TPO

Achtergrond: Marieke heeft een achtergrond in Internationale Betrekkingen(Universiteit van Groningen) en Ontwikkelingsstudies (CIDIN, Nijmegen). Voordat ze bij HealthNet TPO kwam werken, heeft zij voor de Nederlandse NGO’s Maatwerk bij Terugkeer (als Programme Officer) en VluchtelingenWerk Nederland (als International Officer) gewerkt.

Op dit moment is Marieke gestationeerd in Bujumbura, Burundi, om het door PSO gefinancierde kennismanagement project te coördineren, dat de HealthNet TPO programma’s in Burundi, DR Congo en Zuid Soedan dekt.

 

 

 

 


HealthNet TPO| Lizzy Ansinghstraat 163|1072 RG| Amsterdam|The Netherlands| T: +31 20 620 00 05| E:
facebook twitter linkedin youtube
CBF keur voor goede doelen
CBF keur voor goede doelen